Referenz MWG Biotech AG

Mit unserer Lösung auf Basis der Oracle Collaboration Suite und dem Application Server steht uns jetzt eine Plattform für unternehmensweites Wissensmanagement zur Verfügung, die unsere Kommunikationsprozesse nachhaltig verbessert und gleichzeitig Kosten spart."

Ulrike Schramm
International Public Relations Manager MWG Biotech AG

Speed beats all – das gilt besonders in der Biotech-Industrie, einer Branche, in der bei Innovationsraten von bis zu 50 % neue Produkte innerhalb von zwei Jahren bereits veraltet sind. Weltweite Präsenz in einem schnelllebigen Markt erfordert optimalen weltweiten Informationsfluss. Für global agierende mittelständische Unternehmen ist effiziente Kommunikation, in die alle Mitarbeiter standortunabhängig eingebunden sind, ein wichtiger Wettbewerbsvorteil.

MWG Biotech AG mit Sitz in Ebersberg bei München wurde 1990 als GmbH gegründet und machte sich zunächst als Dienstleister und Partner in der Genomforschung mit Herstellung, Analyse und Vertrieb von Biomolekülen und deren Entwicklung einen Namen. Im Laufe der Zeit kamen zu den Vertriebsaktivitäten verstärkt eigene Produktentwicklungen hinzu, die sich auf die Herstellung von synthetischen Genabschnitten (sogenannte Oligonukleotide) und die dazu notwendigen innovativen Technologien konzentrierten.

Im Bereich der Oligonukleotidproduktion ist die MWG Biotech AG heute die Nummer eins in Europa, mit 6 eigenen Standorten in Europa, USA und Indien sowie Vertriebspartnern auf allen Kontinenten.

Weltweite Information und Kommunikation im MWG International Intranet

Speed beats all – erfolgreiches und schnelles Agieren setzt effiziente Kommunikationsprozesse voraus. Das bestehende Intranet stand aber nur der Zentrale zur Verfügung, Projekt-Informationen waren auf unterschiedlichen Systemen verteilt, Kommunikation über E-Mail und Telefon waren unzureichend für die standortübergreifende Zusammenarbeit.

Um die rd. 350 Mitarbeiter weltweit effizienter in die Unternehmensprozesse einzubeziehen, die Kommunikation zu verbessern und den Informationsfluss zu beschleunigen, entschied sich MWG Biotech AG für die Einführung einer integrierten Informations- und Kommunikationsplattform auf Basis von Oracle.

Dank geschützter Bereiche ist risikoloser Datenaustausch und gemeinsame Nutzung von Dokumenten in verteilten Organisation wie z.B. Marketing einfach möglich. Dank ausgefeiltem Versionierungskonzept der datenbank-basierten Workspaces können Marketing-Mitarbeiter gemeinsam an neuen Preislisten arbeiten, während die Vertriebsorganisation die noch gültige Version nutzt. Nach Freigabe von Änderungen steht die neue Preisliste dann sofort weltweit zur Verfügung. Der File-Server kann von allen Abteilungen genutzt werden. „Das ist ein riesiger Vorteil für die kommunikationstechnische Unterstützung unserer Projektkultur“, erklärt Ulrike Schramm. „Jeder Projektleiter kann selbständig einen Workspace entweder öffentlich oder nicht öffentlich einrichten, die Mitglieder und ihre Zugriffsberechtigungen anlegen, die Ordner und Dateien anlegen, und, wenn das Projekt beendet ist, den Workspace auch selbst wieder löschen. Das entlastet unsere IT, freut unsere Mitarbeiter, die so in Eigenregie genau das aufbauen können, was sie brauchen, und macht uns generell flexibler und schneller.“

MWG BIOTECH International Intranet – mehr als ein Portal

Dank Integration mit der Oracle Collaboration Suite konnte sich das Portal sehr schnell als der Arbeitsplatz für die gesamte Kommunikation etablieren, auch wenn zunächst die dezentralen Administratoren noch intensiv mit dem Einpflegen der Inhalte beschäftigt waren.

Besprechungsplanung erfolgt mit Hilfe des integrierten gemeinsamen Kalenders, Mitarbeiter der verschiedenen Serviceteams treffen sich im Chatroom, um Problemlösungen zu diskutieren.

Diskussionsforen und schwarzes Brett verstärken interne Kommunikation und Erfahrungsaustausch weiter. Besonders hohe Akzeptanz findet Web-Conferencing bei den Mitarbeitern. Ob CRM-Training, Vertriebsausbildung oder ERP-Einführung – die Schulung der internationalen Mitarbeiter wird zunehmend virtuell durchgeführt.

Auch unsere Vorstände nutzen unser International Intranet bereits", erzählt Ulrike Schramm. "Sie schätzen es, weniger Zeit auf Reisen verbringen zu müssen. Und für alle Mitarbeiter schafft das Intranet ganz klar ein „Wir-Gefühl“ – von überall kann man sich einloggen und hat im My Private Space Zugriff auf alle Dokumente, die man zuvor auf dem MWG-Server eingestellt hat. Das ist natürlich auch ein großer Vorteil, wenn so ein Laptop auf Reisen einmal verloren geht."

Return on Investment dank Kosteneinsparungen kurzfristig nachweisbar

Verbesserte Informationsqualität ist schwer messbar – "Was-wäre-wenn"-Analysen sind nicht objektiv zu belegen. Dank Collaboration ergaben sich aber bereits im ersten Monat nach Einführung der neuen Lösung messbare Kostenreduktionen, die auf einen sehr kurzfristigen ROI schließen lassen.

Die erste Durchführung eines CRM-Trainings italienischer Kollegen brachte bereits Einsparungen. Neben den Reisekosten für den Projektleiter von 850 Euro entfiel auch die Zeit für An- und Abreise nach Italien von rd. einem Tag. Drastische Einsparungen wurden bei einem 4-tägigen Vertriebstraining der 6 neuen Vertriebsrepräsentanten in Indien erzielt, da die umfassende Ausbildung in diesem hochspezialisierten Markt fünf verschiedene Produkt Manager als Trainer erfordert hätte. 10 Tage Reisezeit und rd. 5.600 Euro Reisekosten entfielen dank Web-Conferencing.

Wir gehen davon aus, dass viele der bisherigen Dienstreisen für Trainings und Troubleshootings sowohl intern, wie auch zum Kunden entfallen werden", meint Ulrike Schramm. "Bis Ende 2004 dokumentieren wir diese Einsparungen konsequent und gehen davon aus, dass wir dann gegenüber unserem Vorstand unsere ROI-Erwartungen sehr überzeugend belegen können.

Warum Oracle?

Oracle ist bei zahlreichen IT-Themen der strategische Partner der MWG BIOTECH AG. Trotzdem wurden bei der Suche Produkte mehrerer Anbieter evaluiert.

Ein Grund für die Entscheidung waren die von MWG BIOTECH AG geschätzte Stabilität und Qualität von Oracle Lösungen bei der Handhabung datenintensiver Prozesse. Über das Portal müssen sehr große Datenmengen mit sehr komplexen Datenstrukturen administriert und kommuniziert werden können.
Gleichzeitig wurde durch Einsatz von Collaboration Suite und Portal von Oracle nur minimaler Integrationsaufwand erwartet.

Manche der Produkte konnten unsere Anforderungen an das stationäre Portal nur unzureichend abbilden oder entsprachen nicht unseren Vorstellungen von Benutzerfreundlichkeit, andere hätten für uns als mittelständisches Unternehmen einen funktionalen Overkill bedeutet, der bei hohem Einführungsaufwand nicht zu rechtfertigen gewesen wäre", erläutert Thaddäus Hinterberger, IT-Leiter bei MWG BIOTECH AG, die weiteren Auswahlgründe.

Warum ISE?

Der langjährige Oracle Partner Information Systems Engineering GmbH - kurz ISE - hat bereits zahlreiche Collaboration-Suite-Projekte durchgeführt und verfügt über Erfahrungen bei der Integration der Kommunikations- und Content-Management-Infrastruktur in die Geschäftsprozesse.

Trotz unserer sehr komplexen Anforderungen war die Einführung dank der Unterstützung von ISE in relativ kurzer Zeit abgeschlossen", lobt Thaddäus Hinterberger den Implementierungspartner. "Das Team ist sehr engagiert auf unsere Sonderwünsche eingegangen und hat bei Schwierigkeiten im Projekt immer schnell für Abhilfe gesorgt.

Der Implementierungsprozess

Bei MWG BIOTECH AG entschied man sich für ein kostengünstiges Implementierungskonzept, dank der Plattformunabhängigkeit der Oracle Produkte ist der Einsatz beliebiger Hardware möglich. Das Entwicklungssystem wurde auf einem PC unter Linux aufgesetzt, die Migration auf die SUN Solaris- Umgebung bedeutete später nur einen einfachen Export/Import.

Die Implementierung wurde von ISE- und MWG-Mitarbeitern gemeinsam durchgeführt. Nach ersten Einführungsworkshops und der Erstellung des Prototypen durch ISE übernahmen MWG-Mitarbeiter den sukzessiven Ausbau des Portals, während ISE sich um den Upgrade des bestehenden Kalenders und die LDAP-Anbindung an das zentrale Benutzerverzeichnis auf SUN kümmerte.

Nach erfolgreichem Abschluss der Tests und Schulung der Key-User ging MWG BIOTECH AG International Intranet termingerecht mit 1.8.2004 live.

Natürlich lebt eine solche Plattform von den Inhalten", meint Ulrike Schramm abschließend. "Aber bereits nach Abschluss der ersten Phase erhielten wir von allen Seiten äußerst positives Feedback, obwohl noch Inhalte fehlten. Mehr kann man wirklich nicht erwarten."

Kundenprofil

MWG Biotech AG
Ebersberg bei München, Deutschland
www.the-mwg.com
Mitarbeiter: 380
Umsatz: Mio. EUR 43
Branche: Pharmazeutische Industrie

Oracle Produkte & Services

Oracle 9i Application Server Portal
Oracle Collaboration Suite

Erzielte Verbesserungen

• Nachweisbare Einsparungen bereits im ersten Monat durch deutlich sinkende  Reisekosten.
• Zentrales Wissensportal mit integrierter Kommunikationskomponente stellt sicher, dass wichtiges Know-how alle Mitarbeiter im Unternehmen erreicht.
• Erheblich verbesserte Kommunikation, die Mitarbeiter sind standortunabhängig in die Unternehmensprozesse einbezogen.
• Dezentrale Administration sorgt für bereichsbezogene und immer aktuelle Inhalte.

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